Un guide complet pour réussir l’organisation d’un événement virtuel.
Le guide indispensable pour lancer des événements virtuels efficaces.
Face à la pandémie de Covid-19, de nombreuses entreprises mettent en place des événements en ligne pour continuer à se connecter à leur audience. Afin de répondre à ce besoin croissant, HubSpot et Vimeo viennent de mettre en ligne un guide exhaustif pour organiser des événements virtuels réussis.
Dans ce guide, vous découvrirez les différents types d’évènements virtuels existants, les bonnes pratiques à adopter pour les planifier et les animer, ainsi qu’une check-list complète pour s’assurer de leur bon déroulement. Un excellent support utile pour les « petits événements » comme les webinars, mais aussi pour les événements en ligne sur plusieurs jours avec des milliers de participants.
Identifier les différents types d’événements virtuels
Les « évènements virtuels », ou « événements en ligne » peuvent prendre des formes multiples : conférences en ligne, interventions diffusées en direct, sessions préenregistrées, formations… Ces événements peuvent être diffusés en direct, mais aussi être préenregistrés. Il est important de distinguer leurs différences et leurs avantages respectifs. Le live offre une forme d’exclusivité, mais est soumis aux aléas du direct. Les événements pré-enregistrés permettent quant à eux de multi-diffuser le contenu sans contrainte d’horaires, mais sont moins interactifs.
Autre choix à faire : une diffusion en temps réel du contenu ou une visioconférence ? Le premier format permet de s’adresser à une audience nombreuse, le second d’optimiser les interactions en petit groupe.
© HubSpot/Vimeo
Les conseils à suivre pour animer un événement en ligne
L’objectif d’un organisateur d’événement virtuel : assurer que chaque participant puisse accéder au contenu et participer dans de bonnes conditions. Pour ce faire, il doit s’assurer notamment de la qualité de la connexion WiFi à disposition et déterminer comment traiter les questions des participants : en temps réel ou a posteriori. Il faut aussi choisir judicieusement la plateforme la plus adaptée pour héberger son événement.
Afin d’assurer une animation et diffusion optimale de son événement, l’organisateur devra aussi s’équiper du matériel adéquat tant au niveau audio qu’au niveau vidéo : kit d’éclairage, microphone, caméra, encodeur… Selon la taille et le format de votre événement, un PC et une webcam peuvent suffire. Si vous choisissez d’organiser un événement professionnel avec un plateau, plusieurs caméras, de l’éclairage, une régie, etc, vous devez aussi budgéter vos différents besoins.
© HubSpot/Vimeo
Les meilleures pratiques à adopter pour ses événements virtuels
Un événement en ligne doit garantir une expérience utilisateur optimale pour les participants. Il ne faut jamais oublier qu’ils prennent sur leur temps (le plus souvent professionnel) pour suivre votre événement. Il est important de proposer des solutions pour des interactions de qualité tout au long de l’événement :
- des sondages et des questionnaires pour offrir des opportunités d’interactions,
- des séances de questions-réponses pour les événements en direct,
- la mise à disposition d’une interface dédiée à l’échange pour les participants pour discuter avant, pendant et après l’événement.
Hubspot et Vimeo font aussi le tour des bonnes pratiques pour promouvoir un événement : fournir des informations claires aux participants, favoriser le co-branding, collaborer avec des influenceurs, fournir des modèles et des messages pour permettre la promotion de l’évènement par le biais des intervenants…
© HubSpot/Vimeo
S’appuyer sur une check-list : avant, pendant et après l’événement
Le guide propose aussi une check-list complète pour ne rien oublier avant, pendant et après l’événement et assurer le bon déroulement d’un événement virtuel de A à Z. Cette liste permet de se préparer efficacement en amont de l’événement et d’offrir une expérience de qualité à ses participants.
© HubSpot/Vimeo
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